Was ist Einsatzplanung bei einer Sportveranstaltung?

Bei der Einsatzplanung legt ihr fest, welche Aufgaben bei eurem Event anfallen, wie viele Helfer:innen ihr dafür braucht und wer wann und wo im Einsatz ist. In resultastic plant ihr dazu Jobs mit Einsatzzeiten und -orten und weist ihnen euer Helferteam zu.

Was kostet die Helferplanung in resultastic?

Die Basic-Einsatzplanung ist kostenlos: Ihr ladet beliebig viele Helfer:innen ein und weist ihnen Aufgaben zu. Helferlisten, detaillierte Einsatzbeschreibungen, Dokumente und die Stellenbörse sind in der Premium-Einsatzplanung enthalten.

Wo sehen Helfer:innen ihre Einsätze?

In der SPOFERAN App erhält jede:r Helfer:in eine eigene Einsatzseite mit Beschreibung, Zeit und Ort des Einsatzes sowie allen Nachrichten und Dokumenten des Teams.

Können wir Schichten mit unterschiedlichen Zeiten und Orten planen?

Ja, pro Job legt ihr beliebig viele Einsätze mit eigenem Zeitraum und Einsatzort an, zum Beispiel mehrere Schichten an einer Verpflegungsstation.

Können vergütete Helferjobs abgerechnet werden?

Ja, die Vergütung wird nach dem Event über einen Abrechnungsantrag in resultastic automatisch an die Helfer:innen ausgezahlt.

Einsatzplanung und Helferplanung für Sportevents

Helfermanagement für euer Sportevent: Jobs und Schichten anlegen, Helfer:innen einladen und finden, Einsätze zuweisen und das ganze Team per App informieren.

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Einfach erklärt

So funktioniert die Helferplanung mit resultastic

Ob Stadtlauf, Triathlon oder Radrennen: Ohne Helfer:innen findet kein Sportevent statt. Statt mit Excel-Tabellen, Telefonlisten und WhatsApp-Gruppen plant ihr euer Helferteam an einem Ort – von der ersten Aufgabe bis zum Einsatz am Eventtag.

1
Jobs und Einsätze anlegen
Legt alle Aufgaben eures Events als Jobs an, vom Auf- und Abbau über die Verpflegungsstation bis zur Streckensicherung, jeweils mit Einsatzzeit, Einsatzort und der Anzahl benötigter Personen.
2
Helfer:innen einladen und finden
Ladet bekannte Helfer:innen in euer Eventteam ein und schreibt offene Positionen auf eurer Eventseite und in der SPOFERAN Stellenbörse aus.
3
Einsätze zuweisen
Weist eure Helfer:innen den Jobs zu. Ihr seht jederzeit, welche Positionen besetzt sind und wo noch Personen fehlen.
4
Team informieren und koordinieren
Alle Helfer:innen sehen ihre Einsätze in der SPOFERAN App und erhalten eure Nachrichten und Dokumente per E-Mail und Push-Benachrichtigung.

Einsatzplanung

Alle Aufgaben, Schichten und Einsatzorte im Überblick

Plant jede Helfertätigkeit eures Sportevents als eigenen Job mit Einsatzbeschreibung, Einsatzzeiten und Einsatzort. Für Aufgaben mit mehreren Schichten oder Standorten legt ihr innerhalb eines Jobs mehrere Einsätze an, etwa für die Verpflegungsstationen an verschiedenen Streckenkilometern.
Über die Mindest- und Höchstzahl an Personen pro Job seht ihr in der Übersicht sofort, welche Positionen bis zum Eventtag noch besetzt werden müssen.

Jobs in Kategorien wie Aufbau, Eventtag oder Organisation gruppieren
Mehrere Einsätze mit eigener Zeit und eigenem Ort pro Job
Besetzung und offene Positionen auf einen Blick

Alle Aufgaben, Schichten und Einsatzorte im Überblick

Helferverwaltung

Helferlisten mit allen Daten eures Teams

Ladet eure Helfer:innen in das Eventteam ein und fragt direkt mit der Einladung oder Bewerbung alle Daten ab, die ihr für die Planung braucht, zum Beispiel die T-Shirt-Größe für das Helfershirt oder gewünschte Einsatzzeiten.
In frei anpassbaren Helferlisten seht ihr alle Angaben, Jobs und die Entfernung zum Einsatzort und ladet die Listen bei Bedarf herunter.

Beliebig viele Helfer:innen einladen
Eigene Abfragefelder für Helferdaten
Anpassbare Helferlisten zum Download

Helferlisten mit allen Daten eures Teams

Rollen und Berechtigungen

Aufgaben im Orga-Team sicher verteilen

Nicht jede:r im Team braucht Zugriff auf alles. Über Berechtigungen legt ihr fest, wer welche Bereiche eures Events in resultastic sehen und bearbeiten darf. So beantworten etwa nur ausgewählte Personen Support-Anfragen, bearbeiten Teilnehmerdaten oder veröffentlichen Neuigkeiten im News-Feed eures Events.
Damit bleiben die Daten eurer Teilnehmer:innen geschützt und ihr arbeitet datenschutzkonform.

Helfersuche

Neue Helfer:innen für euer Sportevent finden

Fehlen euch noch Helfer:innen, schreibt ihr offene Positionen mit wenigen Klicks auf eurer Eventseite und in der SPOFERAN Stellenbörse aus. Dabei entscheidet ihr, ob die Ausschreibung nur intern für eure Vereinsmitglieder oder öffentlich für alle sichtbar ist.
Sportler:innen finden passende Helferjobs in ihrer Nähe direkt in der SPOFERAN App. Bewerbungen landen mit allen abgefragten Angaben in resultastic, wo ihr sie annehmt oder ablehnt.

Interne oder öffentliche Ausschreibung
Helferjobs in der Nähe über die SPOFERAN App auffindbar
Bewerbungen direkt in resultastic beantworten

Beispiel anzeigen

Für eure Helfer:innen

Persönliche Einsatzseite in der SPOFERAN App

Jede:r Helfer:in erhält eine eigene Einsatzseite mit Einsatzbeschreibung, Einsatzzeit und Einsatzort samt Karte. So muss niemand am Eventtag nachfragen, wann und wo es losgeht.
Ihre Angaben, etwa die T-Shirt-Größe, passen Helfer:innen dort selbst an und können einen Einsatz bei Bedarf auch absagen, damit ihr die Position rechtzeitig neu besetzen könnt.

Kommunikation mit dem Helferteam

Nachrichten und Dokumente für das ganze Team

Sendet wichtige Infos wie Treffpunkt, Einweisung oder Programmänderungen an das gesamte Eventteam oder gezielt an einzelne Jobs. Eure Helfer:innen erhalten die Nachricht sofort per E-Mail und Push-Benachrichtigung und finden sie jederzeit auf ihrer Einsatzseite.
Lagepläne, Anfahrtsbeschreibungen, Formulare oder Essensgutscheine stellt ihr als Dateien direkt zum Download bereit.

Vergütung

Automatische Abrechnung für vergütete Helferjobs

Vergütet ihr einzelne Helferjobs, übernimmt resultastic die Abrechnung nach dem Event. Dafür wird automatisch ein vorausgefüllter Abrechnungsantrag erzeugt, den die Helfer:innen ergänzen und einreichen.
Sobald eine berechtigte Person eures Teams den Antrag bestätigt, wird der Betrag von eurem SPOFERAN Guthaben oder eurem Bankkonto auf das Konto der Helfer:innen überwiesen.

Leistungen und Preise

Helfer:innen einladen und Aufgaben zuweisen. Mit Premium inklusive Helferlisten, Einsatzzeiten und Stellenbörse.

Basic-Einsatzplanung von Helfer:innen

Inklusive

Ladet beliebig viele Personen als Helfer:innen für euer Event in resultastic ein und weist ihnen individuelle Aufgaben zu.
Je nach vergebenen Berechtigungen können die Helfer:innen Teilnehmerdaten bearbeiten, Support-Anfragen beantworten oder auch Neuigkeiten über das Event auf dem News-Feed des Events veröffentlichen.

Solltet ihr eure Helfer:innen in anpassbaren Helferlisten verwalten, zusätzliche Dokumente zur Verfügung stellen, oder verfügbare Helferpositionen öffentlich ausschreiben wollen, so könnt ihr hierfür auch die erweiterte Premium-Einsatzplanung nutzen.

Premium-Einsatzplanung von Helfer:innen mit Stellenbörse

0,10 € / Teilnehmer:in

Verwaltet eure Helfer:innen in vollständig anpassbaren Helferlisten und stellt diesen schon in der Vorbereitung detaillierte Einsatzbeschreibungen zur Verfügung, sodass ihr am Veranstaltungstag weniger Kommunikationsaufwand habt – teilt den Helfer:innen dazu beispielsweise genaue Standortdaten für den Einsatz mit, ladet Dokumente hoch und weist ihnen individuelle Einsatzzeiten zu.

Noch zu besetzende Helfertätigkeiten könnt ihr intern für Vereinsmitglieder oder auch öffentlich direkt auf der Eventseite und der SPOFERAN Stellenbörse für Bewerbungen ausschreiben. Dabei können direkt im Bewerbungsprozess benötigte Daten der Helfer:innen abgefragt werden, wie bspw. die T-Shirt-Größe fürs Helfer-T-Shirt, gewünschte Einsatzzeiten, uvm.
Somit habt ihr einen perfekten Überblick, welche Positionen am Veranstaltungstag noch unbesetzt sind.

zzgl. MwSt.

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Häufige Fragen

Was ist Einsatzplanung bei einer Sportveranstaltung?: Bei der Einsatzplanung legt ihr fest, welche Aufgaben bei eurem Event anfallen, wie viele Helfer:innen ihr dafür braucht und wer wann und wo im Einsatz ist. In resultastic plant ihr dazu Jobs mit Einsatzzeiten und -orten und weist ihnen euer Helferteam zu.
Was kostet die Helferplanung in resultastic?: Die Basic-Einsatzplanung ist kostenlos: Ihr ladet beliebig viele Helfer:innen ein und weist ihnen Aufgaben zu. Helferlisten, detaillierte Einsatzbeschreibungen, Dokumente und die Stellenbörse sind in der Premium-Einsatzplanung enthalten.
Wie finden wir neue Helfer:innen für unser Event?: Offene Positionen schreibt ihr mit wenigen Klicks auf eurer Eventseite und in der SPOFERAN Stellenbörse aus, intern für Vereinsmitglieder oder öffentlich für alle.
Wo sehen Helfer:innen ihre Einsätze?: In der SPOFERAN App erhält jede:r Helfer:in eine eigene Einsatzseite mit Beschreibung, Zeit und Ort des Einsatzes sowie allen Nachrichten und Dokumenten des Teams.
Können wir Schichten mit unterschiedlichen Zeiten und Orten planen?: Ja, pro Job legt ihr beliebig viele Einsätze mit eigenem Zeitraum und Einsatzort an, zum Beispiel mehrere Schichten an einer Verpflegungsstation.
Können vergütete Helferjobs abgerechnet werden?: Ja, die Vergütung wird nach dem Event über einen Abrechnungsantrag in resultastic automatisch an die Helfer:innen ausgezahlt.