Wie rechnen wir Aufwandsentschädigungen im Verein digital ab?

Eure Mitglieder stellen einen Abrechnungsantrag in der SPOFERAN App. Die zuständigen Personen genehmigen ihn im SPOFERAN Clubmanager, danach zahlt ihr den Betrag per Sammelüberweisung oder online aus.

Was kostet das Abrechnungsmanagement im SPOFERAN Clubmanager?

Abrechnungsanträge und das Rechnungswesen sind ab dem Paket SILVER enthalten. Die aktuellen Preise findet ihr oben unter „Pakete & Preise“.

Wie werden Fahrtkosten im Verein berechnet?

Ihr hinterlegt Kilometersätze für Auto, Fahrrad und Mitfahrer:innen. Aus der Strecke zwischen Abfahrts- und Einsatzort berechnet der SPOFERAN Clubmanager die Erstattung für Hin- und Rückfahrt.

Können mehrere Personen einen Antrag genehmigen?

Ja, ihr legt mehrere Genehmigungsstufen in fester Reihenfolge fest. Ausgezahlt wird erst, wenn alle Stufen zugestimmt haben.

Können Mitglieder Belege hochladen?

Ja, zu jedem Posten eines Antrags laden Mitglieder einen Beleg hoch, etwa die Hotelrechnung oder das Bahnticket.

Können wir auch Rechnungen an Sponsoren stellen?

Ja, im SPOFERAN Clubmanager stellt ihr Rechnungen im Namen eures Vereins an Mitglieder, Sponsoren oder Partner und behaltet alle Zahlungseingänge im Blick.

Aufwandsentschädigungen und Reisekosten im Verein abrechnen

Mitglieder reichen Aufwandsentschädigungen, Reisekosten und Zuschüsse per App ein. Ihr genehmigt digital, zahlt aus und stellt Rechnungen im Namen eures Vereins.

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Einfach erklärt

So läuft die Abrechnung mit dem SPOFERAN Clubmanager

Ob Übungsleiterpauschale, Fahrtkosten zum Auswärtsspiel oder Zuschuss für eine Fortbildung: Statt Papierformularen, Belegen im Briefkasten und Überweisungen von Hand läuft die Abrechnung eures Vereins digital, vom Antrag bis zur Auszahlung.

1
Antrag in der SPOFERAN App stellen
Mitglieder erfassen ihre Tätigkeit, die An- und Abreise und alle Posten mit Belegen direkt in der SPOFERAN App.
2
Fahrtkosten automatisch berechnen
Aus der Strecke und euren Kilometersätzen ergibt sich die Fahrtkostenerstattung automatisch.
3
Antrag genehmigen
Die zuständigen Personen prüfen den Antrag nacheinander, genehmigen ihn oder geben ihn mit einem Kommentar zur Überarbeitung zurück.
4
Betrag auszahlen
Genehmigte Anträge zahlt ihr per Sammelüberweisung über eure Bank oder direkt online aus.

Abrechnungsanträge

Abrechnungsanträge direkt in der SPOFERAN App

Eure Mitglieder beantragen Aufwandsentschädigungen, Reisekosten, Übernachtungskosten und Zuschüsse digital in der SPOFERAN App. Sind sie für mehrere Vereine tätig, reichen sie alle Anträge in derselben App ein. Jeder Posten erhält eine Beschreibung, einen Betrag und auf Wunsch einen Beleg als Foto oder PDF.
Über den Status ihres Antrags werden Mitglieder automatisch benachrichtigt und sehen jederzeit, ob er eingereicht, genehmigt oder bereits ausgezahlt ist.

Vergütungen, Fahrtkosten, Übernachtungen und Zuschüsse
Belege direkt im Antrag hochladen
Statusbenachrichtigungen für Mitglieder

Reisekostenabrechnung

Fahrtkosten automatisch nach Kilometern abrechnen

Hinterlegt im SPOFERAN Clubmanager eure Kilometersätze für Fahrten mit dem Auto, mit dem Fahrrad und als Mitfahrer:in. Mitglieder geben im Antrag ihren Abfahrtsort und das Verkehrsmittel an, wählen die gefahrene Route auf der Karte und die Erstattung wird automatisch berechnet.
Für vergütete Positionen, etwa bei Events, erstellt SPOFERAN nach dem Einsatz sogar automatisch einen vorausgefüllten Antrag. Die Strecke vom Wohnort zum Einsatzort ist darin bereits berechnet.

Eigene Kilometersätze pro Verkehrsmittel
Automatische Berechnung von Hin- und Rückfahrt
Vorausgefüllte Anträge für vergütete Positionen

Genehmigungsprozess

Digitale Genehmigung in mehreren Stufen

Legt fest, welche Positionen einen Antrag in welcher Reihenfolge genehmigen müssen, zum Beispiel zuerst die Abteilungsleitung und danach das Schatzmeisteramt. Erst wenn alle Stufen zugestimmt haben, wird der Antrag zur Auszahlung freigegeben.
Fehlt eine Angabe, gebt ihr den Antrag mit einem Kommentar an das Mitglied zurück. Unberechtigte Anträge lehnt ihr endgültig ab.

Genehmigungsstufen nach Positionen
Kommentare zu jeder Entscheidung
Rückgabe zur Überarbeitung oder endgültige Ablehnung

Auszahlung

Auszahlung per Sammelüberweisung oder online

Für genehmigte Anträge ladet ihr eine SEPA-Datei für die Sammelüberweisung herunter und importiert sie in euer Online-Banking. Alternativ bezahlt ihr den Betrag direkt online, zum Beispiel aus dem SPOFERAN Guthaben eures Vereins.
Über Abrechnungsgruppen fasst ihr zusammengehörige Anträge zusammen, etwa alle Einsätze eines Events, und zahlt sie gemeinsam aus, sobald alle genehmigt sind. Zu jeder Auszahlung erhaltet ihr Gutschrift und Zahlungsübersicht als PDF.

SEPA-Sammelüberweisung für euer Online-Banking
Online-Auszahlung aus dem SPOFERAN Guthaben
Gemeinsame Auszahlung über Abrechnungsgruppen

Rechnungswesen

Rechnungen im Namen eures Vereins stellen

Stellt Rechnungen an Mitglieder, Sponsoren oder Partner direkt im SPOFERAN Clubmanager, mit beliebigen Rechnungsposten, Umsatzsteuer und Zahlungsfrist. Die Rechnung geht per E-Mail mit Zahlungsaufforderung an den Empfänger, der sie bequem online bezahlen kann.
Unter „Zahlungseingänge & Rechnungen“ seht ihr alle offenen und bezahlten Rechnungen. Überweisungen bestätigt ihr mit einem Klick, für Korrekturen und Erstattungen entstehen die passenden Belege automatisch.

Rechnungen an Mitglieder und Sponsoren
Versand per E-Mail mit Online-Zahlung
Übersicht aller Zahlungseingänge

Pakete und Preise

Abrechnungsmanagement und Rechnungswesen

Ab Paket SILVER59 € / Monat

Auslagen und Aufwandsentschädigungen digital genehmigen, auszahlen und Rechnungen stellen.

Abrechnungsanträge mit mehrstufigem Genehmigungsprozess
Automatische Auszahlung an Mitglieder
Rechnungsstellung und -verwaltung im Namen des Vereins

zzgl. MwSt.

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Häufige Fragen

Wie rechnen wir Aufwandsentschädigungen im Verein digital ab?: Eure Mitglieder stellen einen Abrechnungsantrag in der SPOFERAN App. Die zuständigen Personen genehmigen ihn im SPOFERAN Clubmanager, danach zahlt ihr den Betrag per Sammelüberweisung oder online aus.
Was kostet das Abrechnungsmanagement im SPOFERAN Clubmanager?: Abrechnungsanträge und das Rechnungswesen sind ab dem Paket SILVER enthalten. Die aktuellen Preise findet ihr oben unter „Pakete & Preise“.
Wie werden Fahrtkosten im Verein berechnet?: Ihr hinterlegt Kilometersätze für Auto, Fahrrad und Mitfahrer:innen. Aus der Strecke zwischen Abfahrts- und Einsatzort berechnet der SPOFERAN Clubmanager die Erstattung für Hin- und Rückfahrt.
Können mehrere Personen einen Antrag genehmigen?: Ja, ihr legt mehrere Genehmigungsstufen in fester Reihenfolge fest. Ausgezahlt wird erst, wenn alle Stufen zugestimmt haben.
Können Mitglieder Belege hochladen?: Ja, zu jedem Posten eines Antrags laden Mitglieder einen Beleg hoch, etwa die Hotelrechnung oder das Bahnticket.
Können wir auch Rechnungen an Sponsoren stellen?: Ja, im SPOFERAN Clubmanager stellt ihr Rechnungen im Namen eures Vereins an Mitglieder, Sponsoren oder Partner und behaltet alle Zahlungseingänge im Blick.